Les obligations de l’entreprise pour changer de Mutuelle

Les obligations de l’entreprise pour changer de Mutuelle
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Depuis janvier 2016, L’ANI (Accord National Interprofessionnel) impose à toutes les entreprises de proposer une complémentaire santé (mutuelle) collective à leurs salariés.

L’entreprise a également l’obligation de respecter certaines règles :

– Financer au minimum 50% des cotisations
– Respecter un niveau minimal de garanties exigé par la loi
– Respecter les critères du contrat responsable (décret n°2014-1374) *

*Le contrat responsable est une complémentaire santé qui favorise un meilleur remboursement lorsque le parcours de soins coordonnés est respecté. Il doit respecter certaines conditions de prise en charge avec des planchers, des plafonds et des exclusions. En contrepartie, il bénéficie d’avantages fiscaux et sociaux.

Les avantages pour le salarié :

Cette assurance permet de compléter les remboursements de la Sécurité Sociale afin de réduire le reste à charge pour le salarié et favoriser l’égalité d’accès aux soins.

– Les garanties sont souvent plus étendues
– Le coût est moins élevé
– Conservation de la mutuelle à la fin du contrat de travail sous certaines conditions (portabilité)

Les avantages pour l’entreprise :

– Les cotisations versées par l’employeur sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise.
– Ces cotisations sont également exonérées de charges sociales, dans la limite de 6% du PASS (Plafond Annuel de la Sécurité Sociale : 41 136€ en 2020) + 1,5% du salaire annuel brut et dans la limite de 12% du PASS.

Le nouveau contrat responsable :

Depuis le 1er janvier 2020, la réforme du 100% Santé est entrée en vigueur et s’applique à tous les contrats responsables. Les entreprises ont dû se mettre en conformité afin de continuer à bénéficier des avantages fiscaux et sociaux :

– Une taxe allégée à 13,27% au lieu de 20,27%
– Une exonération des charges sociales pour la part employeur de la cotisation santé
– Une déduction de la part patronale de la cotisation santé de l’impôt sur les sociétés
– Une déduction de la part salariale de la cotisation santé de l’impôt sur le revenu

Le choix et la mise en place de la Mutuelle au sein de l’entreprise :

Si l’entreprise applique directement sa convention collective, elle doit suivre les négociations des partenaires sociaux car ils peuvent faire évoluer les dispositions de l’accord frais de santé.

L’entreprise a l’obligation de se conformer aux garanties proposées par sa branche professionnelle.

Toutefois, elle est libre de choisir un contrat auprès d’un organisme assureur non recommandé par sa branche et proposant une offre en accord avec les besoins identifiés auprès des salariés.

Le choix de la mutuelle peut se faire par 3 voies :

– Le référendum
– La négociation avec les représentants du personnel
– La décision unilatérale de l’employeur (DUE)

Le chef d’entreprise peut être amené à vouloir changer de Mutuelle pour optimiser le rapport qualité/prix ou pour fidéliser ses salariés.

Il est d’ailleurs plus facile d’augmenter le niveau de garanties ou d’en rajouter plutôt que d’en retirer.

Les obligations que l’employeur doit respecter pour changer de mutuelle :

– Respecter les conditions de résiliation et le préavis précisés dans l’ancien contrat
– Respecter les règles de l’ANI, du nouveau contrat responsable (100% Santé) et de la convention collective
– Suivre la procédure de mise en place de la mutuelle collective (Accord d’entreprise, référendum, DUE)
– Informer les représentants du personnel (comité d’entreprise, délégué du personnel ou délégué syndical) s’ils existent.
– C’est toujours à l’employeur de demander une modification ou un changement de mutuelle.

– Dans le cas d’un accord collectif :

La seule possibilité pour changer de mutuelle, c’est de mettre en place un accord collectif

– Dans le cas d’un référendum :

L’employeur doit effectuer un nouveau référendum ou passer par un accord collectif

– Dans le cas d’une DUE :

L’employeur peut changer seul de contrat de mutuelle.

La DUE initiale doit comporter les conditions de renouvellement, de révision ou de résiliation qui se fait à date d’échéance et pour la majorité des cas au 31 décembre de chaque année. Le délai de préavis à respecter est en général de 2 mois. L’entreprise devra dénoncer l’ancienne DUE auprès de chaque salarié en respectant un délai de préavis de 3 mois. Elle devra ensuite informer ses représentants et rédiger une nouvelle DUE qui devra être remise à chaque salarié précisant les conditions de la nouvelle mutuelle.

Attention : En cas d’oubli d’information par écrit à chaque salarié du changement de mutuelle (Article L.911-1 du code de la Sécurité Sociale), l’entreprise s’expose à une sanction de la part de l’URSSAF. Prévenir ses salariés par le biais d’un affichage collectif n’est pas suffisant.

La DUE peut être remise à chaque salarié :

– Contre signature sur une liste d’émargement
– Contre signature d’une décharge individuelle
– Par l’envoi d’un courrier postal en recommandé avec accusé de réception

Ces justificatifs peuvent être demandés par l’URSSAF en cas de contrôle.

La DUE (Décision Unilatérale de l’Employeur) :

La DUE n’est pas seulement obligatoire lors de la souscription d’un contrat de complémentaire santé collective mais aussi lors de toute modification.

C’est un document juridique qui doit être rédigée par l’employeur. Sa rédaction très règlementée doit détailler les conditions de souscription et inclure plusieurs mentions obligatoires :

– Les bénéficiaires des prestations :

La catégorie des salariés (ensemble du personnel, collège cadre, collège non-cadre)

Les garanties souscrites peuvent être différentes selon la catégorie à condition que la sélection des effectifs concernés se base sur des critères objectifs (statut ou nature des risques liés à leur activité), définis par l’article R242-1-1 du Code de la Sécurité Sociale.

Une DUE spécifique doit être rédigée pour chaque collège.

– Les cas de dispense :

Les dispenses d’affiliation des salariés sont strictement définies par la loi et doivent apparaître dans la DUE :

-Bénéficier d’une mutuelle en tant qu’ayant-droit (couverture collective du conjoint par ex)

-Bénéficier d’une mutuelle individuelle jusqu’à la prochaine date d’échéance

-Bénéficier de la complémentaire santé solidaire (CSS)

-Etre à temps très partiel (inférieur ou égal à 15 heures/semaine)

-Etre en CDD de moins de 3 mois

-Etre en CDD entre 3 et 12 mois

-Etre en CDD ou en contrat de mission d’1 an ou plus

-Etre apprenti

Les employés déjà présents au moment de la mise en place de la mutuelle peuvent être dispensés si l’employeur ne prend pas en charge l’intégralité des cotisations (loi Evin).

Pour tous ces cas de dispense, c’est au salarié d’en faire la demande par écrit en fournissant les pièces justificatives.

– Le détail des garanties et le taux de remboursement

La DUE doit contenir les risques couverts, les conditions d’application des garanties et les niveaux de remboursement. Il est conseiller de faire référence au tableau de garanties plutôt que de l’intégrer afin de conserver une DUE à jour.

– Les ayant-droit :

Si l’entreprise n’a pas l’obligation de participer au financement des cotisations des ayant-droits, il doit être précisé si la mutuelle couvre le conjoint, le concubin, le partenaire de PACS ou encore les enfants des salariés.

– La répartition de la prise en charge de la cotisation :

Le taux de prise en charge de la cotisation par l’entreprise et par le salarié doit être indiqué. La part revenant à l’employeur doit être au moins égale à 50%.

– La date d’effet et la durée de validité :

La DUE doit préciser la date à laquelle prendra effet le contrat de mutuelle ainsi que sa durée de validité.

– Les conditions de renouvellement et de résiliation

La DUE doit indiquer les modalités de révision, de renouvellement ou de résiliation de la mutuelle collective.

– La portabilité des droits

Les conditions de la portabilité des garanties de la mutuelle doivent être précisées à destination des salariés licenciés et des retraités. La portabilité a une durée d’1 an au maximum à condition d’être indemnisé par Pôle Emploi. Son financement est assuré par l’employeur alors que le retraité doit prendre en charge l’intégralité de la cotisation.

Nous mettons toute notre expertise à votre service pour choisir la mutuelle la plus adaptée aux besoins de votre entreprise, en conformité avec votre convention collective et la législation en vigueur.

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